Z czego składa się cena
Abonament miesięczny to zwykle podstawa, ale kosztowo liczy się cały pakiet. Kupując usługę, rozbij ofertę na pozycje, bo dwie podobne kwoty mogą pokrywać zupełnie inny zakres.
- abonament za prowadzenie ksiąg z limitem dokumentów w miesiącu,
- dopłata za dokumenty ponad limit,
- kadry i płace liczone od osoby,
- sprawozdanie finansowe i jego złożenie w KRS, wliczone albo osobno,
- rozliczenia walutowe i zagraniczne,
- reprezentowanie spółki przed urzędem i udział w kontrolach.
Dlaczego spółka płaci więcej niż JDG
Jednoosobowa firma może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, która jest prosta w obsłudze. Spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe z planem kont, rozlicza CIT, sporządza bilans i rachunek zysków i strat oraz uzyskuje uchwały zatwierdzające sprawozdanie. Każdy z tych elementów to praca księgowej, więc rośnie czas i cena.
Do tego dochodzą rozliczenia ze wspólnikami, na przykład dywidenda albo pożyczki, które wymagają ostrożności podatkowej. Dobre biuro wyceni je wprost, zamiast dopisywać do rachunku po fakcie.
Jak policzyć, czy oferta jest uczciwa
Zbierz trzy liczby: ile faktur kosztowych i sprzedażowych wystawiasz miesięcznie, ilu pracowników i zleceniobiorców masz oraz czy robisz transakcje w walutach. Z takimi danymi biuro nie musi zgadywać, a Ty możesz zestawić oferty w jednej tabeli: abonament, limit, ceny dodatków i koszt sprawozdania rocznego. Różnica między ofertami często leży w cenach dodatków, nie w abonamencie.
Najczęstsze pułapki w ofertach
Oferta z niskim abonamentem bywa tańsza tylko do pierwszego przekroczenia limitu dokumentów. Pytaj o następujące rzeczy, zanim podpiszesz umowę.
- czy limit dokumentów dotyczy też faktur kosztowych, wyciągów i not,
- czy w cenie jest sprawozdanie finansowe,
- ile kosztuje korekta deklaracji, jeśli błąd wynika z opóźnionych dokumentów,
- czy biuro ma polisę OC i jaka jest suma ubezpieczenia,
- czy cena zmienia się po pierwszym roku,
- co się dzieje, gdy spółka zatrudni pierwszego pracownika.
Gdzie szukać oszczędności
Największy wpływ na rachunek ma porządek w dokumentach. Spółka, która wysyła faktury w jednym formacie, w terminie i przez program, kosztuje biuro mniej pracy. Warto też ustalić, czy księgowość online z automatycznym obiegiem faktur nie wyjdzie taniej niż biuro stacjonarne. Jeśli wolisz, żeby ktoś dobrał biuro do formy prawnej i branży, jest na to osobna usługa, a pełen zakres usług dla spółek opisujemy na stronie o księgowości dla spółki z o.o..
Przykładowe profile spółek i co zmienia w wycenie
Spółka usługowa z kilkunastoma fakturami miesięcznie i dwoma wspólnikami bez etatów to najtańszy wariant, bo księgi są krótkie, a kadr nie ma. Spółka handlowa z setkami dokumentów, magazynem i VAT-em w kilku krajach potrzebuje biura z doświadczeniem w tym segmencie i zapłaci wyraźnie więcej. Spółka z kilkoma pracownikami dopłaca za kadry, a spółka eksportująca za rozliczenia walutowe i różnice kursowe.
Dlatego porównywanie cen bez opisu profilu niewiele mówi. Biuro, które zna branżę, wycenia ryzyko i pracę dokładniej, a Ty unikasz niespodzianek w drugim kwartale umowy. Rzeczowo wyceniają zwykle biura, które pytają o dokumenty, zanim podadzą kwotę.
Kiedy zmienić biuro
Sygnałem jest spóźnianie deklaracji, brak odpowiedzi w rozsądnym czasie i rachunki za usługi, których nikt nie zamawiał. Zmiana jest prosta, gdy dokumenty są uporządkowane, a umowa ma jasny okres wypowiedzenia. Najlepszy moment to zamknięcie kwartału albo roku obrotowego, wtedy nowe biuro przejmuje księgi bez luk. Przed zmianą zbierz oferty tym samym opisem spółki, żeby wiedzieć, ile płacisz za tę samą pracę gdzie indziej.
Przy okazji sprawdź, czy dotychczasowe biuro wydaje komplet dokumentacji i kopie ksiąg. Ustalenia warto mieć w umowie zanim pojawi się spór, a nie po nim.
Porównaj oferty jednym zapytaniem
Zamiast wydzwaniać do kilku biur, opisz spółkę raz i zbierz wyceny. Wybierz kategorię księgowości i wypełnij zapytanie ofertowe, a potem zestaw odpowiedzi według pozycji z listy wyżej. Przedsiębiorstwo nie jest biurem rachunkowym, umowę podpisujesz bezpośrednio z wybranym dostawcą. Ogólne zasady wyboru zebraliśmy na stronie o księgowości dla firm.