Z czego składa się cena programu
Cennik na stronie dostawcy pokazuje zwykle tylko najtańszy pakiet. Policz całość, czyli to, za co zapłacisz przez rok, gdy firma rzeczywiście zacznie korzystać z programu.
- abonament podstawowy z limitem faktur w miesiącu,
- dopłata za faktury ponad limit albo przejście na wyższy pakiet,
- dodatkowi użytkownicy, na przykład pracownik sprzedaży i księgowa,
- moduł magazynu, zamówień lub środków trwałych,
- integracja ze sklepem internetowym, bankiem albo systemem biura rachunkowego,
- wdrożenie, import danych z poprzedniego programu i szkolenie.
Dlaczego dwie oferty dla tej samej firmy się różnią
Jeden dostawca wlicza w abonament nielimitowane faktury i kilku użytkowników, drugi liczy każdy dokument osobno, ale ma niższą stawkę wejściową. Firma z pięćdziesięcioma fakturami w miesiącu zapłaci więc inaczej niż firma z pięcioma, mimo że oba programy robią to samo z KSeF.
Różnice robią też integracje. Program z automatycznym przekazywaniem faktur do księgowości kosztuje często więcej, ale zdejmuje przepisywanie dokumentów, a to realna oszczędność czasu w biurze.
Jak policzyć, ile potrzebujesz
Zbierz trzy liczby: ile faktur sprzedaży wystawiasz miesięcznie, ile faktur kosztowych odbierasz z KSeF oraz ile osób będzie pracować w programie. Dodaj wymagania, czyli magazyn, waluty, sklep internetowy, dostęp dla księgowej. Z takim opisem dostawca nie zgaduje, a Ty zestawisz oferty w jednej tabeli: abonament, limit, dodatki i koszt wdrożenia.
Pułapki w cennikach
Kilka rzeczy regularnie zmienia rachunek po pierwszych miesiącach.
- niska cena tylko w pierwszym roku, potem wyższa,
- limit faktur liczony także dla korekt i dokumentów kosztowych,
- opłata za wyeksportowanie archiwum po rezygnacji,
- brak dostępu dla biura rachunkowego w najtańszym pakiecie,
- wsparcie techniczne tylko w droższym planie,
- umowa na dłuższy okres z karą za wcześniejsze wypowiedzenie.
Prosty program czy moduł w większym systemie
Firma usługowa bez magazynu zwykle potrzebuje prostego programu, który wystawia faktury, wysyła je do KSeF i pobiera faktury zakupowe. Gdy dochodzą towary, zamówienia i kilka osób sprzedających, tańsze w całości bywa narzędzie z modułem sprzedaży i magazynu niż dwa osobne programy. Dla większych firm opisujemy to na stronie o programie ERP. Pełne kryteria wyboru znajdziesz na stronie program do fakturowania z KSeF.
Co jeszcze kosztuje przy KSeF
Sam program to nie wszystko. Faktury kosztowe odbierane z systemu trzeba zatwierdzić i przekazać księgowej, a przy kilku osobach w firmie rośnie znaczenie ścieżki akceptacji. Jeśli chcesz, żeby akceptacja faktur kosztowych z KSeF odbywała się z podpisem i macierzą uprawnień, sprawdź to osobno od programu do wystawiania faktur. Ten etap często decyduje o tym, ile czasu zajmuje cały obieg dokumentów.
Porównaj oferty jednym zapytaniem
Zamiast przeglądać cenniki kilku dostawców, opisz firmę raz. Wybierz kategorię oprogramowania i wypełnij zapytanie ofertowe, a potem zestaw odpowiedzi według pozycji z listy wyżej. Przedsiębiorstwo nie sprzedaje programów, umowę podpisujesz bezpośrednio z wybranym dostawcą. Jeśli fakturowanie ma być częścią obsługi księgowej, rozważ też księgowość dla firm.