Co powinien robić program zgodny z KSeF
Samo wysłanie pliku do KSeF to minimum. W codziennej pracy liczy się to, co dzieje się dookoła: kto zatwierdza fakturę kosztową, jak trafia do księgowej i czy dane kontrahenta uzupełniają się same.
- wystawianie faktur sprzedaży w formacie ustrukturyzowanym i wysyłka do KSeF,
- pobieranie faktur zakupowych z KSeF i przypisywanie ich do kontrahentów,
- numer KSeF i kod weryfikacyjny na wydruku lub w pliku PDF dla klienta,
- obsługa faktur korygujących, zaliczkowych i walutowych,
- tryb awaryjny i offline na wypadek niedostępności systemu,
- uprawnienia dla pracowników i księgowej bez udostępniania jednego konta.
Od czego zależy cena programu
Dostawcy rozliczają się abonamentem miesięcznym albo rocznym, a ceny rosną wraz z liczbą dokumentów i użytkowników. Moduł magazynu, integracja ze sklepem internetowym i własny dostęp dla biura rachunkowego bywają dopłatami. Porównuj więc całkowity koszt na rok, nie samą stawkę z pierwszej strony cennika.
Zwróć uwagę na limit faktur w abonamencie i na to, co się dzieje po jego przekroczeniu. Firma wystawiająca kilkanaście faktur miesięcznie ma inne potrzeby niż sklep z setkami zamówień. Szersze zestawienie kosztów opisujemy w artykule ile kosztuje program do fakturowania z KSeF.
Prosty program do faktur czy większy system
Dla jednoosobowej firmy usługowej wystarczy lekki program z fakturami, kontrahentami i wysyłką do KSeF. Gdy dochodzi magazyn, zamówienia i kilka osób wystawiających dokumenty, lepiej sprawdza się moduł sprzedaży w większym systemie. Przy dużej skali i produkcji warto zajrzeć na stronę o systemie ERP, bo fakturowanie jest tam jednym z modułów.
Jeśli nie wiesz, który wariant pasuje, opisz w zapytaniu liczbę faktur w miesiącu, branżę i to, z jakiego programu korzystasz teraz. Dostawcy odpowiedzą ofertami, które da się zestawić.
Fakturowanie a księgowość
Najwięcej czasu oszczędza połączenie programu z księgowością. Gdy faktury trafiają do biura automatycznie, znika przepisywanie dokumentów i pilnowanie, czy każda faktura kosztowa została przekazana. Zapytaj dostawcę, czy program eksportuje dane do systemu biura, albo wybierz księgowość online z wbudowanym fakturowaniem. Spółki z o.o. mają dodatkowe wymagania ewidencyjne, opisane na stronie o księgowości dla spółki z o.o..
Pytania do dostawcy przed zakupem
Kilka pytań wyłapuje większość problemów jeszcze przed podpisaniem umowy.
- czy program ma własną integrację z KSeF, czy korzysta z pośrednika,
- jak wygląda wsparcie, gdy wysyłka faktury zakończy się błędem,
- czy dane i archiwum faktur można wyeksportować po rezygnacji,
- ile kosztują dodatkowi użytkownicy i dostęp dla biura rachunkowego,
- czy cena jest stała przez pierwszy rok,
- czy program obsługuje Twoje waluty i stawki VAT.
Jak porównać oferty jednym zapytaniem
Wybierz kategorię oprogramowania, opisz firmę i wymagania, a dostawcy odpowiedzą w porównywalnej formie. Zestawisz abonament, limity, integracje i koszt wdrożenia. Przedsiębiorstwo nie sprzedaje programów, umowę podpisujesz bezpośrednio z wybranym dostawcą. Złóż zapytanie ofertowe, korzystanie z platformy jest dla firmy bezpłatne.